차례:
2023 작가: Trinity Chesterton | [email protected]. 마지막 수정: 2023-05-24 14:04
이메일은 종이 편지보다 많은 장점으로 인해 오랫동안 주요 커뮤니케이션 유형 중 하나가 되었습니다. 그러나 다른 많은 기술 혁신과 마찬가지로 이러한 유형의 커뮤니케이션에는 고유한 규칙이 있습니다. 인터넷 메일을 통한 커뮤니케이션이 삶의 많은 영역에서 없어서는 안될 부분이 되었음에도 불구하고 대부분의 사용자는 이메일의 구성 요소가 무엇인지에 대한 질문에 대답하지 못할 것입니다.
사용자 관점의 이메일 구조
이메일 메시지는 기성세대에게 친숙한 종이 편지와 비슷하면서도 매우 다릅니다. 그러나 이메일 서비스에 관계없이 이메일 구조는 항상 동일합니다. 이메일의 구성 요소를 나열하고 각 구성 요소를 간략하게 설명합니다.
- 필드 "To". 이 필드는 받는 사람의 주소를 포함합니다. 받는 사람이 여러 명인 경우 세미콜론으로 구분합니다.
- "제목" 필드입니다. 많은 메일 서비스에서 필수로 간주됩니다. 그리고 제목이 제대로 표기되어 있으면 사용자가 문자를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.
- 문자의 본문. 이메일 본문에는 본문이 포함되어 있습니다.
숨겨진 이메일 구성요소
문자의 보이는 구조를 살펴보았습니다. 그러나 육안으로 볼 수 있는 요소 외에도 다음 필드도 이메일 구성 요소에 기인할 수 있습니다.
- 누구(이 필드는 자동으로 채워짐);
- copy (본인이 아닌 다른 사람에게 편지 사본이 발송됨);
- 블라인드 카피(본인을 알리지 않고 서신의 사본을 보내야 하는 경우 사용);
- 첨부파일.
기술적 관점에서 이메일 구성요소
기술적인 관점에서 모든 이메일에는 다음 구성요소도 포함됩니다.
- 헤더 또는 SMTP 프로토콜의 봉투라고도 합니다. 이러한 헤더는 이메일 본문에 포함되거나 포함되지 않을 수 있습니다. 즉, 메일 서버에 메시지 본문에 표시된 것보다 더 많은 정보가 있는 경우 상황이 발생할 수 있습니다. 헤더에는 보낸 사람, 받는 사람 및 보내는 호스트의 주소가 포함됩니다.
- SMTP 프로토콜의 언어로 된 메시지 자체데이터라고 합니다. 다음으로 세분화됩니다.
- 서신의 헤더 - 종이 우편과 유사하게 이 편지에는 편지가 통과한 메일 서버에 대한 데이터와 기타 정보가 포함되어 있습니다.
- 문자의 본문 - 문자 자체의 텍스트입니다.
비즈니스 통신용 이메일 구조
지금까지 기술적인 관점에서 이메일의 구조에 대해 이야기했다면 이제 비즈니스 서신을 위해 잘 작성된 이메일의 요소를 살펴보겠습니다. 모든 자존심 있는 회사는 준수하려고 노력하기 때문입니다. 일반적으로 통용되는 통신 표준에 따릅니다.
전자 메시지의 분류는 매우 다양하지만 디자인 구조에 따라 두 그룹으로 나뉩니다. 첫 번째 그룹은 의사 소통 편지이며 작업 과정에서 사용됩니다. 두 번째는 합의서입니다. 회의를 요약하는 메시지, 작업 완료 기한 및 각 당사자에게 필요한 조치를 명확히 하기 위한 기타 중요한 측면을 나타냅니다.
이메일 유형별로 구성요소를 나열해 보겠습니다.
레터커뮤니케이션
구조는 다음을 포함해야 합니다.
- 이메일 제목입니다. 이 필드에는 회의 시간에 대한 동의, 고려해야 할 문제 목록 등과 같이 호스트에게 기대하는 바를 정확히 나타내는 것이 가장 좋습니다.
- 안녕하세요. 편지를 여러 사람에게 보낼 예정이더라도,비즈니스 커뮤니케이션의 윤리는 받는 사람의 의무적인 인사를 의미합니다.
- 메시지 내용입니다. 요청을 최대한 구체적으로 설명하는 이메일의 실제 텍스트입니다.
- 기업 서명. 많은 사람들이 잊고 있는 포인트. 올바르게 구성된 서명 템플릿에는 작성자의 전체 이름과 직위, 연락처 정보(전화번호, 회사 웹사이트 링크, 이메일 등)가 포함됩니다. 서명은 조직에서 채택한 규칙 및 규정에 따라 다를 수 있습니다.
- 필드 "To" 및 "Cc". 그것들은 이유 때문에 마지막에 나열됩니다 - 마지막에 기입함으로써 완료되지 않았거나 확인되지 않은 메시지를 보낼 가능성을 배제하게 됩니다.
계약서
위에서 언급한 바와 같이 이러한 유형의 전자 메시지는 회의 결과를 요약하고 양측의 실행 계획을 제시하며 기한을 정하는 데 사용됩니다. 이러한 편지는 일종의 회의 "프로토콜"이며 정보를 편리하게 구성할 수 있습니다. 이 유형의 문자는 계획에 따라 작성됩니다.
- 안녕하세요. 편지에 요약된 회의 참가자 수가 적다면 이름으로 모든 사람을 나열하거나 일반적인 인사말을 사용할 수 있습니다.
- 회의 목적을 반복하고 그 결과는 편지에 요약되어 있습니다.
- 회의 중에 논의된 문제 목록입니다. 각 호에 대해 합의, 결정 및 시행 기한이 명시되어 있습니다.
- 긴급 해결이 필요하지 않지만 간과해서는 안 되는 문제 목록입니다.
- 회의 참가자의 의견을 명확히 하는 것 - 모든 것이 고려되었습니까?
- 템플릿 서명.